თითოეულმა ორგანიზაციამ უნდა ადევნოს თვალი ყველა ბიზნეს გარიგებას. როგორც წესი, ნებისმიერი მოძრაობა შედგენილია დამხმარე დოკუმენტებით, რომლებიც აღრიცხულია. სწორედ ასეთი დოკუმენტაციის საფუძველზე ხდება ბუღალტრული აღრიცხვის საფუძველი. რა არის სააღრიცხვო დოკუმენტაცია ზოგადად და რატომ არის საჭირო?
ყველა სააღრიცხვო დოკუმენტაცია შედგენილია ერთიან ფორმებზე, ანუ იმ ფორმებზე, რომლებიც დადგენილია კანონით. იმ შემთხვევაში, თუ ფორმა არ არის მოწოდებული უმაღლესი ხელისუფლების მიერ, დოკუმენტები შედგენილია ნებისმიერი ფორმით. სააღრიცხვო დოკუმენტები აუცილებლად უნდა შეიცავდეს სახელს, შედგენის თარიღს, ორგანიზაციის დეტალებს, ოპერაციის შინაარსს, დასაქმებულთა თანამდებობების სახელებს და მათ ხელმოწერებს.
სააღრიცხვო დოკუმენტების არსი წარმოადგენს ორგანიზაციის მიერ განხორციელებულ ყველა ბიზნეს გარიგების ასახვას, აგრეთვე საგადასახადო და საბუღალტრო აღრიცხვის გამარტივებას. სააღრიცხვო დოკუმენტებში მოთავსებული ყველა ინფორმაცია უნდა იყოს სანდო და გასაგები. მაგალითად, თუ ბუღალტრული აღრიცხვას ადგენთ, მაშინ ოპერაციის შინაარსი არ უნდა იყოს ძალიან ფარულად დაწერილი, მისი არსი ნათლად და მკაფიოდ უნდა იყოს ნათქვამი.
დოკუმენტები უნდა შეადგინოს მენეჯერმა ან იმ პირმა, რომელიც დამტკიცებულია დირექტორის ბრძანებით. სააღრიცხვო დოკუმენტები დგება ოპერაციის დასრულების ან მისი დასრულების დღეს. მაგალითად, თვის დასაწყისში მოიხმარენ საწვავს და ეს კეთდება ყოველი დღის განმავლობაში, ოცდაათი დღის განმავლობაში. ბუღალტერს შეუძლია დაანგარიშოს საწვავისა და საპოხი მასალების მოხმარება მომდევნო თვის პირველ დღეს და შეადგინოს სააღრიცხვო განცხადება.
დაუშვებელია დოკუმენტებში ნებისმიერი ცვლილების შეტანა. იმ შემთხვევაში, თუ შეცდომას შეამჩნევთ, გასცეს გამოსწორების ბრძანება. შემდეგ შეადგინეთ სხვა დოკუმენტი, რომელიც მომავალში უნდა გაძლიერდეს წინათ.
საბუღალტრო დოკუმენტების გაცემა შესაძლებელია როგორც ქაღალდზე, ასევე ელექტრონული ფორმით. თუ ამ უკანასკნელ მეთოდს იყენებთ, საჭიროების შემთხვევაში, უნდა დაბეჭდოთ ასლი, რადგან ეს აუცილებელია სახელმწიფო ორგანოებისათვის წარსადგენად, მაგალითად, საგადასახადო სამსახურში.
