საწარმოს მიერ დადებული ხელშეკრულებების შენახვის პირობები არ რეგულირდება ინდუსტრიის სტანდარტებით და ნორმებით, ამიტომ ხშირად ჩნდება კითხვა, თუ როგორ ავიცილოთ თავიდან მათი ზარალი და მოვაწყოთ სწორი შენახვა და აღრიცხვა. ამ საკითხის ყველაზე გონივრული გადაწყვეტა იქნება კონკრეტული საწარმოს კორპორატიული აქტის გამოცემა, რომელიც განსაზღვრავს ამ დოკუმენტების მომზადების, დასკვნისა და შენახვის წესს.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თუ თქვენი კომპანია ბევრს თანამშრომლობს მესამე მხარის ორგანიზაციებთან და დადებული კონტრაქტების რაოდენობა მნიშვნელოვანია, მაშინ აზრი აქვს მათი შენახვა ოფისს ან ოფისის განყოფილებას მიანდოთ. ეს საკმაოდ მოსახერხებელია, რადგან ოფისში დარეგისტრირდება ხელმძღვანელის მიერ ხელმოწერილი და კონტრაქტორების მიერ გაგზავნილი ყველა დოკუმენტი. შესრულებული ხელშეკრულების რეგისტრაციის შემდეგ, ოფისის თანამშრომლებმა უნდა გააკეთონ საჭირო რაოდენობის ასლები და დაარიგონ პასუხისმგებლობის შემსრულებლებზე და შეინახონ დოკუმენტების ორიგინალები სპეციალურად დანიშნულ ადგილზე.
ნაბიჯი 2
თუ თქვენი კომპანია მცირეა და არ გაქვთ სასულიერო განყოფილება, ასევე პასუხისმგებელი თანამშრომელი, მაშინ მნიშვნელოვანი, მაგრამ იშვიათად გამოყენებული კონტრაქტები, მაგალითად, ქირაზე ან უძრავი ქონების შეძენაზე, აზრი აქვს ამასთან ერთად იურიდიულ განყოფილებაში ყოფნას. კომპანიის შემადგენელი და იურიდიული დოკუმენტები. ბუღალტრული აღრიცხვის დეპარტამენტმა, რომელიც აანგარიშებს მათ, უნდა წარმოადგინოს ამ ხელშეკრულებების ასლები. იმავე ადგილას, საბუღალტრო განყოფილებაში, მაღაზიაში და ხელშეკრულებებში მიწოდების, მომსახურების და სამუშაოს შესრულების ხელშეკრულებები, როგორც პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის ერთ-ერთი სახეობა, რომელიც მოითხოვს ანგარიშსწორების, გადახდის პირობების ან მუდმივი პერიოდული გადახდების (კომუნალური გადასახადები, კომუნიკაციები) კონტროლს.
ნაბიჯი 3
ნებისმიერ შემთხვევაში, ყველა კონტრაქტს უნდა ჰქონდეს საკუთარი, შიდა რეგისტრაცია და თითოეულ მათგანს უნდა მიენიჭოს ნომერი, რომლითაც იგი შეიტანება ელექტრონული ხელშეკრულების რეესტრში. ეს ჟურნალი შეიძლება გაკეთდეს Excel ცხრილებში. ელექტრონული ჟურნალის გარდა, აუცილებელია ამ ხელშეკრულებების გაცემის ქაღალდის რეესტრის შენახვა, რომელშიც აისახება როდის და პასუხისმგებლობის შემსრულებლებს ვინ გადასცა ხელშეკრულების ორიგინალი. ეს ჟურნალი უნდა შეიცავდეს პასუხისმგებლობის შემსრულებლის ხელმოწერის ველებს, რომელიც დაადასტურებს დაცვაზე ხელშეკრულების მიღებისა და ჩაბარების ფაქტს.
ნაბიჯი 4
ხელშეკრულებებთან მუშაობის პროცედურის აღწერილობა ხელშეკრულების მომზადების, დადების და შენახვის წესის შესახებ დებულებაში და ამტკიცებს მას საწარმოს ხელმძღვანელის მიერ.
