გამოფენებსა და ბაზრობებში მონაწილეობა მნიშვნელოვანი მექანიზმია ბაზარზე ნებისმიერი ორგანიზაციის პროდუქტის ან მომსახურების პოპულარიზაციისთვის. ამიტომ მონაწილეობისთვის მომზადება განსაკუთრებული მნიშვნელობის რეჟიმში უნდა ჩატარდეს. ამ საქმიანობაში წვრილმანები არ არის, რადგან საზოგადოების ფართო წრეების წინაშე მყოფ ნებისმიერ დეტალს შეიძლება ჰქონდეს როგორც დადებითი, ასევე უარყოფითი შედეგები.
როგორც წესი, კომპანიის გამოფენებზე პრეზენტაციის ორგანიზება ეწევა საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტებს, პრესცენტრებს, აგრეთვე სხვა სტრუქტურულ განყოფილებებს, რომლებიც მონაწილეობენ საგამოფენო და სამართლიან საქმიანობაში. თუ ასეთი შრომითი რეზერვები არ არსებობს, ორგანიზაციაში მთელი კომპანია მონაწილეობს, მენეჯმენტიდან ოფისის თანამშრომლებამდე.
დიდწილად, კომპანიის პრეზენტაცია დამოკიდებულია გამოფენის ხასიათზე. როგორც წესი, ინდუსტრიული ღონისძიებები აერთიანებს გარკვეული ბიზნესის სფეროს ფიგურებს: ვაჭრობა, მშენებლობა, სამეცნიერო საქმიანობა და ა.შ. ასე რომ, კომპანია მზად უნდა იყოს მეზობელ სტენდებზე დაინახოს პარტნიორებისა და კონკურენტების მიღწევები. გამოფენის სიხშირე ასევე მოქმედებს იმაზე, თუ როგორ უნდა იყოს შემუშავებული სტენდი. ყოველწლიური ღონისძიებებისთვის მიუღებელია შეუსაბამო ინფორმაციის საფუძველზე შემუშავებული მოძველებული საპრეზენტაციო მასალების გამოყენება.
გამოფენის მოსამზადებელი პროცესი იწყება მის დაწყებამდე რამდენიმე თვით ადრე. საპრეზენტაციო მასალის შექმნის პირველი ნაბიჯი არის კონცეფციის შემუშავება. ეს სქემატური მონაწილეობის გეგმა მოიცავს საპრეზენტაციო მასალების ჩამონათვალს: სტენდები, ბანერები, ვიდეო და აუდიო პროდუქტები, ბროშურები და სხვა დარიგებები. გამოფენაში მონაწილეობის არქივი, რომელსაც ადგენენ საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტები, საშუალებას მოგცემთ მოამზადოთ მასალის ოპტიმალური რაოდენობა. ამავდროულად, დამტკიცებულია საპრეზენტაციო მასალების წარმოების ხარჯთაღრიცხვა.
ამ ეტაპზე მნიშვნელოვანია კომპანიის ძლიერი მხარეების დადგენა, ე.ი. მისი პროდუქტი ან მომსახურება. კონკურენტული უპირატესობები მკაფიოდ უნდა ეცნობოს პოტენციურ მომხმარებლებს საპრეზენტაციო მასალების - ბროშურის, ბანერის, ვიდეო კლიპის საშუალებით. არ უნდა დაგვავიწყდეს სტენდის სპეციალური დანადგარები, რომელთა დამზადება შესაძლებელია მომხმარებლის მოთხოვნით - ახალი აღჭურვილობის მოდელი ან წარმოებული მასალების ვიზუალური პანორამა. თუ კომპანია აწარმოებს გაუტეხელ კერძებს, სპეციალურ გამოფენაზე მიზანშეწონილი იქნება პროდუქტის ხარისხის დემონსტრირება, ვინმეს მიეცეს შესაძლებლობა შეეცადოს დააზიანოს პროდუქტი.
გარდა ამისა, ეთიკურად სწორი იქნება გამოფენის დაინტერესებულ ვიზიტორსა და კომპანიის წარმომადგენელს შორის ხანგრძლივი საუბრის შესაძლებლობა. სტენდზე უნდა იყოს დამონტაჟებული ბლოკი ჩანიშვნებით და კალმებით, რომ ნებისმიერს შეეძლოს ჩანაწერების გაკეთება საჭირო ინფორმაციის მიღების პროცესში. სასურველია, რომ ამ აქსესუარების მარკირება მოხდეს კომპანიის ლოგოთი.
მეორე ნაბიჯი არის ბანერების და სტენდების ინსტალაციების ვარიანტების შემუშავება. როგორც წესი, ეს კეთდება კორპორატიული ფერის სქემის, შრიფტისა და ლოგოს გამოყენებით. ყველა სტენდის ზომა მზადდება ან შეძენილია პრეზენტაციის უჯრედის ზომის გათვალისწინებით.
შემდეგი ეტაპი არის პერსონალის შერჩევა სტენდზე სამუშაოდ. ხშირად პრეზენტაციას ატარებენ კომპანიის თანამშრომლები. ამ მიდგომის მნიშვნელოვანი პლუსია ის, რომ სპეციალისტებს შეუძლიათ კომპეტენტურად ისაუბრონ ორგანიზაციის საქმიანობის შესახებ და საჭიროების შემთხვევაში უპასუხონ კითხვებს, რომლებიც შეიძლება ჰქონდეთ გამოფენის სტუმრებს. პრეზენტაციაში მონაწილეობის მისაღებად დამატებითი თანამშრომლების დაქირავება შესაძლებელია როგორც ფლაერების დარიგების, კითხვარების შევსების და ა.შ.
მონაწილეობის ეფექტურობა განისაზღვრება დამყარებული პარტნიორობის მოცულობის მარტივი გაანგარიშებით.რაც უფრო მაღალია გამოფენის ვიზიტორების ინტერესი პრეზენტაციის განლაგებისადმი, მით მეტია კომპანიის მონაწილეობა ღონისძიებაში. ამიტომ, უკეთესია, რომ გამოფენაში მონაწილეობის განაცხადი ერთ-ერთი პირველი შეიტანეს, რომ მონაწილეს ჰქონდეს პირველი შესაძლებლობა, აირჩიოს სტენდის ადგილმდებარეობა. გარდა ამისა, არ უნდა თქვათ უარი გამოფენის ორგანიზატორების შეთავაზებებზე იმოქმედონ, როგორც ღონისძიების სპეციალური პარტნიორი. ეს უპირატესობა გაზრდის ორგანიზაციის სახელის როტაციის რაოდენობას გამოფენის დროს და ასევე დადებითად აისახება კომპანიის იმიჯზე.
