საოფისე სამუშაოები - მუშაობა ამ კონკრეტულ ორგანიზაციაში მენეჯმენტთან დაკავშირებულ დოკუმენტებთან და დოკუმენტაციასთან დაკავშირებით, რეგულირდება GOST R 51141-98 "საოფისე სამუშაოები და საარქივო ბიზნესი. ტერმინები და განმარტებები ". საოფისე სამუშაოების ორგანიზება არის საწარმოს მიმდინარე საქმიანობაში შემოსული, გამავალი და შიდა დოკუმენტების რეგისტრაციის, შენახვისა და გამოყენების ორგანიზაცია.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
საოფისე სამუშაოების ორგანიზებისას, გადაწყვიტეთ თქვენი საწარმო, ორგანიზაცია, გეოგრაფიულად დისტანციური განყოფილებები თუ ფილიალები, გაითვალისწინეთ ეს ფაქტი და უზრუნველყეთ ამ განყოფილებებთან ურთიერთქმედების მექანიზმი. მათში საოფისე მუშაობის სისტემა უნდა იყოს იდენტური სათაო ოფისისა, რათა თავიდან იქნას აცილებული პრობლემები რეგისტრაციისას და დოკუმენტაციის დროს.
ნაბიჯი 2
იფიქრეთ იმაზე, თუ საოფისე მუშაობის რომელ ფორმას გამოიყენებთ: ცენტრალიზებულს, შერეულს ან დეცენტრალიზებულს. მათი არჩევანი განისაზღვრება საწარმოს სტრუქტურით (აქვს თუ არა მას გეოგრაფიულად დისტანციური ქვედანაყოფები) და ოფისის მართვის სამსახურის ტექნიკური აღჭურვილობა. თუ ეს სერვისი მცირეა და ტექნიკურად არ არის გათვალისწინებული, მაშინ მისი ფუნქციების ნაწილი გადაეცემა ქვედანაყოფებს. ამ შემთხვევაში ხდება შერეული საოფისე სამუშაოები. იმ შემთხვევაში, თუ ეს სერვისი აღჭურვილია ყველა საჭირო პერსონალით, ტექნიკითა და პროგრამულ უზრუნველყოფით, ჩანაწერის შენახვის ეს ფორმა ცენტრალიზებული იქნება.
ნაბიჯი 3
თითოეულ სტრუქტურულ ერთეულში შეარჩიეთ სპეციალური საშტატო ერთეული, რომელიც განახორციელებს საოფისე სამუშაოებს. თუ ეს შეუძლებელია, მაშინ დანიშნეთ სხვა თანამშრომელი, რომელიც შეუთავსებს თავისი ძირითადი სამუშაო მოვალეობების შესრულებას და კლერკის ფუნქციას.
ნაბიჯი 4
განსაზღვრეთ საქმეების რაოდენობა და ნომენკლატურა, რომელშიც შევა ყველა შემომავალი, გამავალი და შიდა დოკუმენტი. თუ ეს არის უმაღლესი (მშობლის) ორგანიზაციის დოკუმენტები, მაშინ ისინი განსახილველად წარედგინება ხელმძღვანელს; დაქვემდებარებული ორგანიზაციების დოკუმენტები განსახილველად წარედგინება უფროსის მოადგილეს, რომელიც მათთან მუშაობს. შესაბამისად, მოქალაქეთა მიმართვები მიმართულია დეპუტატისკენ, რომელსაც ევალება მოსახლეობასთან მუშაობის პასუხისმგებლობა.
ნაბიჯი 5
კორესპონდენტთა წრის იდენტიფიცირების შემდეგ, შექმენით კლასიფიკატორი, რომლის საშუალებითაც შეგიძლიათ დაუყოვნებლად განსაზღვროთ, თუ რომელ კორესპონდენტულ ჯგუფს მიეკუთვნება ეს დოკუმენტი. მაგალითად, სამთავრობო უწყებებისთვის მიუთითეთ კოდი 01, უმაღლესი ორგანიზაციის წერილებისთვის - კოდი 02, მომწოდებლებისთვის - კოდი 03, მომხმარებლებისთვის - კოდი 04 და ა.შ. ეს ხელს შეუწყობს ორგანიზაციაში დოკუმენტების ნაკადის გამარტივებას.
ნაბიჯი 6
განსაზღვრეთ, თუ რა ფორმით განხორციელდება დოკუმენტის მიმოქცევა - ჟურნალში ან ბარათში. ორივე ფორმა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სპეციალურ პროგრამებში. თუ ჯერ არ შეგიძლიათ შეიძინოთ ასეთი პროგრამა, გამოიყენეთ ელექტრონული დოკუმენტის რეგისტრაციის ჟურნალები, მათი შედგენა შესაძლებელია Excel- ში.
