საბანკო დოკუმენტები ინახება ტიპის მიხედვით ცალკეულ საქაღალდეებში და ყველაზე ხშირად ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. შერჩევას ახორციელებს თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტაციის ფორმირებაზე. ვადაგასული დოკუმენტების განადგურებას სპეციალური კომისია ახორციელებს.
საბანკო დოკუმენტების შენახვა ხორციელდება როგორც თავად ბანკების მიერ, ასევე ორგანიზაციების მიერ, რომლებსაც აქვთ ანგარიშები. ერთ დაწესებულებაში შენახვის წესი შეიძლება ოდნავ განსხვავდებოდეს სხვა დაწესებულებაში შენახვის ბრძანებისგან.
როგორ ინახება ორგანიზაციაში საბანკო დოკუმენტები
დოკუმენტები ბანკიდან, რომლებიც ორგანიზაციაშია, ადასტურებს ფულადი ოპერაციების განხორციელებას და აისახება სააღრიცხვო ჩანაწერებში. მათი შენახვის ადგილია ბუღალტრული აღრიცხვა, რომლის თანამშრომლებს შეუძლიათ ყველა ფურცლის გაყოფა ცალკეულ საქაღალდეებში ანგარიშებისა და ბანკების კონტექსტში. თუ საწარმოს აქვს რამდენიმე მიმდინარე ანგარიში, მაშინ თითოეული ცალკე იქმნება ცალკე საქაღალდე, თუ სავალუტო ანგარიში, მაშინ ანგარიშის ვალუტა მითითებულია ყდაზე და ხერხემალზე. ქრონოლოგიური თანმიმდევრობა გამოიყენება თითოეული ანგარიშისთვის ამონაწერების ჩასაწერად. თითოეულ განცხადებას აქვს შემკვრელი, რომელიც შედგება გადახდის დოკუმენტაციისა და გადახდის გარიგების დასაბუთებისგან თითოეული გარიგების დღისთვის.
ცალკე საქაღალდე იქმნება ფასიანი ინვოისებისთვის. ვალუტის კონტროლის დოკუმენტები ინახება ცალკეულ საქაღალდეებში, სადაც შეგიძლიათ იპოვოთ ყველა ინფორმაცია სავალუტო ანგარიშებთან მუშაობის შესახებ. ჩვენ ვსაუბრობთ ტრანზაქციების პასპორტებზე, სამუშაოს ან შესრულებული მომსახურების დამადასტურებელ სერთიფიკატებზე, სავალუტო ოპერაციების სერთიფიკატებზე და სხვა. თუ დოკუმენტაციის მოცულობა მცირეა, საკმარისი იქნება რეგისტრების მითითებით დოკუმენტის ნომერი, თანხა და თარიღი.
როგორ ინახება დოკუმენტები კომერციულ ბანკებში
ამ დაწესებულებებში ინახება ბანკის ფინანსური და ეკონომიკური საქმიანობის დამადასტურებელი დოკუმენტები და კლიენტების საანგარიშსწორებო და საგადახდო დოკუმენტები. მათთვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მენეჯერს და მთავარ ბუღალტერს. როგორც ქაღალდი, ასევე ელექტრონული დოკუმენტები ინახება. ქაღალდის პირობა ინახება სპეციალურ სათავსოში, რომლის შესასვლელად საჭიროა სპეციალური ნებართვის მიღება. ნებართვას ხელს უნდა აწერს მთავარი ბუღალტერი ან მისი მოადგილე.
მემორიალური დოკუმენტაციის შეტანა ხორციელდება ყოველდღიურად, ამისათვის იქმნება ცალკე საქაღალდე, რომელშიც დოკუმენტებიც ინახება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. შერჩევას ახორციელებს თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია ფინანსური დოკუმენტაციის სწორად ფორმირებაზე. სხვა საქაღალდეები შედგება ფულადი სახსრებისა და საბუთებისგან, რომლებიც ასახავს ინფორმაციას მომხმარებლის ანაბრების შესახებ. დოკუმენტები, რომლებიც შეიცავს ინფორმაციას ძვირფასი ლითონებით ოპერაციების შესახებ, შეიტანება ცალკეულ საქაღალდეებში.
გარკვეული ტიპის დოკუმენტების სხვადასხვა საქაღალდეში განთავსების აუცილებლობა განპირობებულია იმით, რომ თითოეულ ნაშრომს აქვს საკუთარი შენახვის ვადა. ეს ასევე ეხება დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შენახვას. ვადაგასული შენახვის ვადით დოკუმენტების განადგურების მიზნით შეიკრიბება სპეციალური კომისია, რომლის წევრები ათვალიერებენ თითოეულ ფურცელს, შემდეგ ავსებენ სპეციალურ აქტს, რომელიც ადასტურებს, რომ შენახული ვადის ამოწურული დოკუმენტები განადგურებულია.
