საწარმოს დოკუმენტაცია წესრიგში უნდა იყოს დაცული. იმისათვის, რომ სხვა ბიზნეს ქაღალდებს შორის საქონლის მომარაგების აუცილებელი ხელშეკრულების პოვნა გახდეს ადვილი, მათთვის ცალკე თაროს ან საქაღალდის შექმნაა საჭირო. მაგრამ არა მხოლოდ. თვითონ კონტრაქტები ასევე უნდა გამარტივდეს.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეაგროვეთ ყველა კონტრაქტი, რომლის მოწესრიგება გსურთ და შეაფასეთ ისინი. ყურადღება მიაქციეთ რამდენად ხშირად დადება და რომელ პარტნიორებთან. ეს დაგეხმარებათ აირჩიოთ დოკუმენტების კლასიფიკაცია.
ნაბიჯი 2
თუ ბევრი პარტნიორია, კონტრაქტების შეკვეთის მეთოდი მათი დადების თარიღამდე უფრო შესაფერისია. იმ შემთხვევაში, თუ ხანგრძლივი პერიოდის განმავლობაში, ხელშეკრულებები გაფორმდა იმავე ფირმებთან, მათ შეუძლიათ დააჯგუფონ ცალკეულ კატეგორიად (საქაღალდეში) კონტრაგენტების მიერ. ზოგიერთ შემთხვევაში, საკმარისია მხოლოდ ხელშეკრულებების დადება ანბანური თანმიმდევრობით პარტნიორი ფირმების სახელების მიხედვით.
ნაბიჯი 3
რომელი მეთოდი აირჩიოთ, გაითვალისწინეთ, რომ მოცულობითი საქაღალდეების გამოყენება ძალიან მოუხერხებელია. გადახედეთ კონტრაქტებს და ამოშალეთ ის, რასაც ვადა გაუვიდა. შექმენით მათთვის ცალკე საქაღალდე. ასეთ კონტრაქტებს ყველაზე ხშირად მხოლოდ დროდადრო მიმართავენ, ისინი ყოველდღიურ მუშაობაში არ არის საჭირო.
ნაბიჯი 4
კონტრაქტების ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით მოწყობისას დაიცავით ჩანაწერების შენარჩუნებისა და შენახვის ზოგადი პრინციპები. იმ საქაღალდეებში, რომლებიც ხშირად გამოიყენება, ახლახან დადებული ხელშეკრულებები მდებარეობს ზედა ნაწილში. ქვემოთ მოცემულია დოკუმენტები შექმნის ადრეული თარიღით. არქივში შეტანისას, პირიქით, პირველი უნდა იყოს თავზე, ხოლო ბოლოს დადებული ხელშეკრულება უნდა იყოს ქვემოთ.
ნაბიჯი 5
მარკერების, ტეგების, სანიშნეების და სხვა საკანცელარიო ნივთების გამოყენება ვიზუალურად გამოყოფთ ერთი კატეგორიის სხვა კატეგორიას. დარწმუნდით, რომ საქაღალდეში აშკარად ჩანს ასეთი გამყოფები. ეს მნიშვნელოვნად შეუწყობს ხელს საჭირო დოკუმენტების ძებნას.
ნაბიჯი 6
მას შემდეგ, რაც საქონლის მიწოდების ყველა კონტრაქტი საქაღალდეში ასახულია შესაფერისი გზით, დარწმუნდით, რომ შეადგინეთ დოკუმენტების რეესტრი განათავსეთ იგი ყდაზე ან განათავსეთ იგი ყველა კონტრაქტის თავზე. დატოვეთ ცარიელი ხაზები რეესტრში. ახალი ხელშეკრულების ინვესტიციისას, შეიტანეთ ინფორმაცია ამის შესახებ რეესტრში.
