საქმის მომზადება და არქივში შეტანა სამუშაო პროცესის განუყოფელი ნაწილია. მათი რეგისტრაცია ორგანიზაციაში იწყება დოკუმენტების შეტანის მომენტიდან და მთავრდება კალენდარული წლის ბოლოს ან შენახვის პერიოდების არქივში გადაცემით. ზოგიერთ შემთხვევაში, ფაილები ინახება ერთ წელზე მეტხანს. ეს მოიცავს, მაგალითად, პერსონალის ჩანაწერებთან დაკავშირებულ დოკუმენტებს.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ასე რომ, არქივში საქმის შეტანის პროცედურა დიდ დროს არ მიიღებს, თქვენ უნდა დაიცვას მათი რეგისტრაციის წესები მიმდინარე სამუშაო პროცესში. საქმეების არქივში მუდმივი ან დროებითი შენახვისთვის გადატანისას საჭიროა საბუთების, ნომრების ფურცლების შეკერვა, საბოლოო წარწერის შედგენა, თუ ეს გათვალისწინებულია სამუშაო ინსტრუქციით და ასევე შიდა ინვენტარი.
ნაბიჯი 2
ამავე დროს, ორგანიზაციის ან საწარმოს დასახელება, ინდექსი ნომენკლატურის შესაბამისად, საქმის გახსნისა და დახურვის თარიღი, აგრეთვე შენახვის ვადა მითითებულია გადასაცემი საქმის სათაურ გვერდზე. არქივში გადასული.
ნაბიჯი 3
დაარქივებადი დოკუმენტები შეტანილია ცალკე მყარი საფარის საქაღალდეში. თუ დოკუმენტს განსაკუთრებული მნიშვნელობა აქვს, როგორც წესი, იგი არ არის ნაკერი, არამედ ჩასმულია ფაილში ან კონვერტში და თან ერთვის საქმეს. ნაკერი და დანომრილი საქმის ბოლოს დებენ ატესტაციის ფურცელს, დასაწყისში კი - შიდა ინვენტარს. ამ შემთხვევაში კორპუსის სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 40 მმ-ს, ხოლო ფურცლების რაოდენობა არ უნდა აღემატებოდეს 250-ს.
ნაბიჯი 4
იმ საქმეებისთვის, რომლებიც ინახება არქივში მუდმივად, აგრეთვე დროებით, მაგრამ არანაკლებ 10 წლის განმავლობაში, დგება ინვენტარი საქმეების არქივში გადასაცემად. ამავდროულად, ინდივიდუალური ინვენტარი დგება პერსონალის ჩანაწერებთან დაკავშირებული დოკუმენტებისთვის. მასში შეტანილია საქმეების სახელები, რომელთაგან თითოეულს ენიჭება სერიული ნომერი, ასევე მითითებულია ნომენკლატურის კოდი. ინვენტარიზაცია დუბლირებულია, თუ ფაილები რჩება ორგანიზაციის არქივში. თუ ფაილი უნდა გადაეცეს სახელმწიფო არქივს, იქ უნდა იყოს ოთხი ასლი.
ნაბიჯი 5
საქმეები, რომლებიც ინახება შენახვას მათი დასრულების შემდეგ 10 წელზე ნაკლები ხნის განმავლობაში, შეიძლება დაარქივდეს ორგანიზაციის მენეჯმენტის შეხედულებისამებრ. საქმეების წარდგენის აუცილებლობა დამოკიდებულია არქივის დატვირთვაზე, ძველ დოკუმენტებზე წვდომის სიხშირეზე და ა.შ.
