ფულის მიღების საფუძველზე დაფუძნებული ნებისმიერი დოკუმენტი მოითხოვს სწორი ფორმის შევსებას. თუ ორგანიზაციამ თანამშრომელს გამოუყო თანხები ნებისმიერი საჭიროებისათვის, მაშინ აუცილებელია ანგარიშის წარდგენა მათთვის წინასწარი ანგარიშის შევსებით.
ვინ უნდა შეავსოს წინასწარი განცხადება
დირექტორი ვერ შეძლებს ორგანიზაციისთვის ფულის მიცემას ისე, როგორც თანამშრომელს. თავდაპირველად უნდა განისაზღვროს იმ თანამშრომელთა სია, რომელთაც შეუძლიათ წინასწარი თანხების მიღება შემდგომი ანგარიშით. ამისათვის აუცილებელია სპეციალური ბრძანების შედგენა და გამოცემა.
თუ დაქვემდებარებას სჭირდება თანხები რაიმე ბიზნესის განსახორციელებლად, მაშინ მან დირექტორს უნდა წარუდგინოს თავისუფალი ფორმის განცხადება. აუცილებელია მიეთითოს საჭირო თანხა და მიზანი, რისთვისაც ხდება ფულის მოთხოვნა. თუ დირექტორი ეთანხმება განცხადებას, მაშინ იგი პირადად ხელს აწერს განცხადებას და მიუთითებს, თუ რამდენს აძლევს თანხის აღებას და რამდენ ხანს.
მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ფულადი სახსრების გაცემა შეიძლება მხოლოდ იმ თანამშრომელზე, რომელიც უკვე სრულად აცხადებს ყველა ადრე მიღებულ თანხას.
ზოგჯერ თანამშრომელს შეიძლება დასჭირდეს მინდობილობა, რომელიც ორგანიზაციის სახელით უნდა გაიცეს დადგენილი მოდელის No M-2 ან No M-2a შესაბამისად. ეს ფორმები დამტკიცდა ჯერ კიდევ 1997 წელს რუსეთის ფედერაციის ფედერალური სტატისტიკის სამსახურის განკარგულებით.
დახარჯული თანხისთვის, რომელიც გაიცა ორგანიზაციის სააღრიცხვო განყოფილებაში, თანამშრომელმა უნდა მოახსენოს ანგარიში. არსებობს გარკვეული ვადა, რომელშიც თქვენ უნდა შეავსოთ და წარადგინოთ ხარჯების ანგარიში. ორგანიზაციის ხელმძღვანელის მიერ სააპლიკაციო ფორმაზე მითითებული პერიოდის დასრულებიდან 3 დღეა.
თუ თანამშრომელს თანხები გადაეცა სამგზავრო საჭიროებისათვის, მაშინ მან ანგარიში უნდა გაუწიოს სამსახურიდან დაბრუნებიდან მომდევნო 3 სამუშაო დღის განმავლობაში.
როგორ დასტურდება ხარჯი ხარჯების ანგარიშისთვის
თუ დასაქმებულს ფული დარჩა, მაშინ იგი ვერ შეძლებს მისი ასე დაბრუნებას მოლარეში. პირველ რიგში, თქვენ უნდა შეაგროვოთ ყველა დოკუმენტი, რომელიც ადასტურებს, რომ ფული დაიხარჯა ზუსტად იმ საჭიროებისთვის, რისთვისაც ისინი იქნა მოწოდებული. ეს შეიძლება იყოს ფულადი სახსრებისა და გაყიდვების ქვითრები, მგზავრობის ბილეთები, ქვითრები, აქტები და მკაცრი ანგარიშგების სხვა ფორმები.
ყოველი ასეთი დოკუმენტის მიღების შემდეგ აუცილებელია შემოწმდეს, თუ რამდენად იკითხება თარიღი, თანხა და დეტალები.
დასაქმებულს უნდა წარუდგინოს ყველა დოკუმენტი საბუღალტრო განყოფილებაში.
რა მოხდება, თუ ხარჯების ანგარიში არასწორად არის შევსებული
თუ თანამშრომელმა 3 დღის განმავლობაში არასწორად შეავსო ან არ წარადგინა წინასწარი დასკვნა, მაშინ ზედამხედველობის ორგანო მიღებულ თანხებს განიხილავს როგორც შემოსავალს, რომელზეც საჭირო იქნება სადაზღვევო პრემიის და პირადი საშემოსავლო გადასახადის გამოანგარიშება. თუ მოგვიანებით თანამშრომელი კვლავ მოგვაწვდის ყველა საჭირო დოკუმენტს და დასკვნას, მაშინ ბუღალტერს დასჭირდება გადაანგარიშება.
ორგანიზაციის უფლებამოსილ თანამშრომელს შეუძლია თანამშრომლის ხელფასიდან დააკავოს თანხა, რომლის ანგარიშიც არ იქნა წარდგენილი.
წინასწარი ანგარიშის შედგენის ძირითადი წესები
ხარჯების ანგარიშის წარდგენის საფუძველია შემდეგი წესები:
- წინასწარ ანგარიშს უნდა დაერთოს დახარჯული თანხების დამადასტურებელი დოკუმენტები.
- დოკუმენტაციის წარდგენა უნდა მოხდეს არაუგვიანეს 3 სამუშაო დღისა სამუშაო ვიზიტის დასრულებიდან, მენეჯერის მიერ განსაზღვრული ვადით ან ავადმყოფობის ან შვებულების შემდეგ სამუშაოდ წასვლის მომენტიდან.
- ოქმი შედგენილია სპეციალური ფორმით No AO-1. ასევე დასაშვებია წინასწარი ანგარიშის ფორმის გამოყენება, რომელსაც ამტკიცებს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი.
- მხოლოდ მენეჯერი უნდა იყოს პასუხისმგებელი ხარჯების ანგარიშის დამტკიცებაზე.
- წინასწარ ანგარიშს ავსებს თანამშრომელი, რომელმაც ფული დახარჯა. ასევე, გარკვეული ინფორმაცია უნდა შეიტანოს ბუღალტერმა.
წინასწარი ანგარიშში მითითებული უნდა იყოს შემდეგი მონაცემები:
- ინფორმაცია კომპანიის შესახებ, რომელმაც თანამშრომელს გასცა ფული.
- მონაცემები იმ თანამშრომლის შესახებ, რომელმაც ორგანიზაციისგან მიიღო თანხები.
- მიზანი, რომლისთვისაც გჭირდებათ ფულის მიწოდება კომპანიის თანამშრომლისთვის.
- თანხა
- მონაცემები ყველა ხარჯის შესახებ დადასტურებით.
- თანხების ბალანსი, ასეთის არსებობის შემთხვევაში.
დასასრულს, ხელმოწერებს დებენ ბუღალტრული აღრიცხვის დეპარტამენტის თანამშრომელი და თანამშრომლები, რომლებმაც გასცეს ფული და მიიღეს დარჩენილი ნაწილი.
არ არის საჭირო წინასწარი განცხადების მარკების დადება. ეს იმიტომ ხდება, რომ დოკუმენტი არის შიდა. და არ სცდება ორგანიზაციას. გარდა ამისა, 2016 წლიდან ყველა იურიდიულ პირს, და არა მხოლოდ ინდივიდუალურ მეწარმეებს, აქვთ სრული უფლება, არ დაამტკიცონ თავიანთი დოკუმენტები მათი შტამპებით და ბეჭდებით.
ანგარიში შევსებულია ერთ ეგზემპლარად. ეს არის პირველადი დოკუმენტაციის ნაწილი და არ უნდა დაუშვათ შეცდომები მის დიზაინში. თუ რაიმე მიზეზით შეუძლებელი იყო ლაქების ან არასწორი შევსების თავიდან აცილება, მაშინ უმჯობესია მიიღოს ახალი ფორმა და შეავსოთ იგი ახლებურად.
როგორ შეავსოთ ხარჯების ანგარიში
როგორც ჩანს, შიდა მიმოქცევისთვის ასეთი მნიშვნელოვანი დოკუმენტის შევსება ძალზე ძნელი უნდა იყოს. მაგრამ ეს ძირეულად არასწორია. პირველად შევსების შემდეგ, მოგვიანებით სირთულეები არ უნდა წარმოიშვას, თუ მისი ხელახლა შევსება გჭირდებათ.
მონაცემები თანამშრომელმა უნდა შეიტანოს შემდეგი თანმიმდევრობით:
- ორგანიზაციის სარეგისტრაციო მონაცემების გამოყენებით შეიტანება OKPO კოდი და საწარმოს სრული სახელი.
- წარწერა "წინასწარი მოხსენება" -ს გვერდით სვეტებში აუცილებელია ჩამოთვალოთ დოკუმენტის ნომერი და მისი მომზადების თარიღი.
- მარჯვნივ, აუცილებელია ცოტათი თავისუფალი, ცარიელი ადგილის დატოვება. ეს საჭირო იქნება ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ჩანაწერებისათვის: თანხა სიტყვებით, ანგარიშის დამტკიცების თარიღი და ხელმოწერა.
- ქვემოთ, მთელი სტრიქონი შეიცავს ინფორმაციას იმ თანამშრომლის შესახებ, რომელმაც მიიღო წინასწარი თანხა. აუცილებელია მიეთითოს, თუ რომელ სტრუქტურულ ერთეულში მუშაობს, მისი გვარი, სახელი, სახელი და სახელი. ასევე მითითებულია თანამშრომლის პერსონალის ნომერი და რატომ იყო საჭირო ავანსის გაკეთება.
ამით მთავრდება ხარჯების ანგარიშის პირველი ნაწილი. გარდა ამისა, ფორმა შეიცავს ორ ცხრილს. ერთ-ერთ მათგანს ავსებს ის თანამშრომელიც, რომელმაც თანხები მიიღო. თქვენ უნდა მიუთითოთ წინასწარი გადახდის საერთო თანხა და ვალუტა, რომელშიც იგი გაიცა. ქვემოთ მითითებულია ნაშთის ან გადაჭარბებული თანხის ოდენობა.
მეორე ცხრილი ავსებს აღრიცხვის განყოფილებაში უფლებამოსილი სპეციალისტის მიერ. იგი უნდა შეიცავდეს მონაცემებს სააღრიცხვო ანგარიშების, ქვეანგარიშებისა და მათში გატარებული სახსრების შესახებ. მითითებული უნდა იყოს გარიგების კოდი და ზუსტი თანხები.
ცხრილების ქვემოთ აუცილებელია მიეთითოს რამდენი დოკუმენტი ერთვის მოხსენებას და რამდენ გვერდს შეიცავს ეს დოკუმენტები.
ყველა სვეტის შევსების შემდეგ, დოკუმენტები უნდა შემოწმდეს მთავარ ბუღალტერთან. შედეგის მიხედვით, მან სპეციალურ სტრიქონში უნდა მიუთითოს საანგარიშო თანხა.
ბუღალტრისა და მთავარი ბუღალტრის ქვემოთ უნდა იყოს ხელმოწერილი მათი ჩანაწერით. გარდა ამისა, ბუღალტრული აღრიცხვის დეპარტამენტის თანამშრომელს უნდა მიეთითოს ბალანსის ოდენობა ან გადაანგარიშება და ფულადი თანხის ორდერის რაოდენობა, რომელზეც გაიარა ეს თანხა. მოლარემ, რომელმაც მიიღო ნაშთი ან გასცა ზედმეტი ხარჯების იდენტური თანხა, ასევე ხელი უნდა მოაწეროს წინასწარ განცხადებას.
ფინანსური ანგარიშის შემდეგი ნაწილი განხილულია. იგი უნდა შეიცავდეს ყველა საჭირო ინფორმაციას დოკუმენტებთან დაკავშირებით, რომლებიც ადასტურებს იმ ფაქტს, რომ თანხები დაიხარჯა მოთხოვნილ საჭიროებებზე. ამ ნაწილში უნდა მიუთითოთ შემდეგი მონაცემები:
- დოკუმენტის გამცემი თითოეული ორგანიზაციის დეტალები.
- Გაცემის თარიღი.
- სახელი
- დახარჯული თანხის ზუსტი ოდენობა.
- დათვლის რაოდენობა, რომლითაც განთავსდა დოკუმენტში მითითებული თანხა.
დასაქმებულმა ხელი უნდა მოაწეროს ხელმოწერას მაგიდის ქვეშ, სპეციალური ხაზით. ამრიგად, იგი დაადასტურებს მითითებული ინფორმაციის სისწორეს.
ხარჯების ანგარიშის საბოლოო ნაწილი არის ამოკვეთილი ნაწილი. მას აქვს ბუღალტრის ქვითარი, რომელსაც იგი ავსებს მას შემდეგ, რაც თანამშრომლისგან დახარჯული თანხის დამადასტურებელი საბუთები მიიღო. ცრემლსადენი ნაწილის შესახებ აუცილებელია მითითება:
- ინფორმაცია თანამშრომლის შესახებ (სრული სახელი).
- გამოაქვეყნეთ ნომერი და გამოშვების თარიღი.
- თანხა სიტყვებით, რომელიც გაიცა თანამშრომელზე.
- ხარჯების დამადასტურებელი საანგარიშგებო დოკუმენტაციის რაოდენობა.
ამის შემდეგ ბუღალტერი ადგენს თარიღსა და ხელმოწერას. მოსახსნელი ნაწილი უნდა გადაეცეს თანამშრომელს, როგორც მიღებული მონაცემების მტკიცებულება.
