საქმიანი წერილი საქმიანი მიმოწერის ძირითადი ელემენტია. კომპანიის პოზიტიური იმიჯი დამოკიდებულია შედგენილი დოკუმენტის წიგნიერებაზე. ბიზნეს წერილებს იწერენ მდივნები და აღმასრულებელი დირექტორის თანაშემწეები.
საქმიანი წერილის შედგენა
საქმიანი წერილის წერას აუცილებლად აქვს მიზანი: თანამშრომლობის შეთავაზება, ორგანიზაციის გაყიდვების გაზრდა, საქონლის გადახდის პროცესის დაჩქარება, პრეტენზიების წარდგენა, რაიმეს შესახებ მადლობის თქმა, გარიგების დადება, მილოცვა. წერილი უნდა შედგებოდეს კონკრეტული მიზნისთვის და იგი მაქსიმალურად უნდა იყოს გამოხატული მასში. დარწმუნდით, რომ გაეცანით კომპანიის დეტალებს, სადაც აპირებთ წერილის გაგზავნას. თქვენ უნდა იცოდეთ მაქსიმალური პოტენციური პარტნიორის შესახებ.
ხშირად კომპანიები აგზავნიან უამრავ წერილს საქონლის ან მომსახურების შეთავაზებით, მაგრამ ამავე დროს მინიმალური ინფორმაციაა ადრესატების შესახებ. ეს ყველა დამწყები ბიზნესმენის მთავარი შეცდომაა. ბოლოს და ბოლოს, წერილის მიმღებისთვის ყოველთვის სასიამოვნოა იცოდეს, რომ მათ პირადად მიმართავენ. მაგალითად, პირის სახელით მიმართვა არის წარმატებული გაყიდვების წერილის საფუძველი. და მაშინაც კი, თუ არ იცით ადრესატის სახელი, ნებისმიერ შემთხვევაში, თქვენ ვერ დაწერთ პირის პოზიციას შემოკლებული ვერსიით მასზე მითითებისას.
ბიზნეს წერილის დიზაინი
იდეალურ შემთხვევაში, თითოეულ კომპანიას აქვს საკუთარი ბრენდის სახელი. მასზე დგება საქმიანი წერილი. ბლანკი ყოველთვის შეიცავს ორგანიზაციის სახელს, ფაქტობრივ და იურიდიულ მდებარეობას, კონტაქტებს, ვებგვერდს, ელექტრონულ ფოსტას, ლოგოს და ორგანიზაციის შესახებ სხვა ინფორმაციას. საქმიანი წერილის მინდვრები: ქვედა, ზედა, მარჯვნივ და მარცხნივ სტანდარტული ზომები აქვთ. მარცხენა ზღვარი არის 3 სმ, რადგან ყველა დოკუმენტი იგზავნება შევსებაზე. მარჯვენა ზღვარი - 1.5 სმ. ზედა და ქვედა ჩაღრმავება: 1 სმ.
ყველა საქმიანი წერილი იწყება მოკლე და გამჭვირვალე სათაურით შუაში. სათაური ნამდვილად გამოავლენს ტექსტის შინაარსს. საქმიანი წერილის სათაური შეიცავს: მიმღების კომპანიის სახელს სრული სახელით, აგრეთვე მიმღების პირის პოზიციას (ზედა მარჯვენა კუთხეში). ზედა მარცხენა კუთხე სათაურის ქვეშ არის ადგილი, სადაც მითითებულია სარეგისტრაციო (გამავალი) წერილის ნომერი და თარიღი. თუ საქმიანი წერილი დაწერილია როგორც საპასუხო წერილი, მაშინ უნდა მიუთითოთ რომელ დოკუმენტზე პასუხობს ეს წერილი. საქმიანი წერილის სათაური მითითებულია დოკუმენტის თარიღისა და ნომრის შემდეგ. წერილის ბოლოს მითითებულია გამგზავნის ხელმოწერა. ასევე, უნდა იყოს დაწერილი სრული სახელი და პოზიცია.
თუ წერილი შეიცავს რაიმე ფინანსურ მონაცემებს კომპანიის შესახებ, მაშინ მთავარი ბუღალტრის ხელმოწერა ასევე უნდა იყოს ბოლოში. ხელმოწერების თანმიმდევრობა ასეთია: პირველი, გენერალური დირექტორის ხელმოწერა, ხოლო მის ქვემოთ მთავარი ბუღალტერი. ასევე, წერილის ბოლოს, ხელმოწერას ედება ორგანიზაციის ოფიციალური ბეჭედი. Times New Roman მე -12 ზომა და ერთი ინტერვალი წარმოადგენს ოფიციალურ ბიზნეს მიმოწერის სტანდარტს. ჩვეულებრივია, რომ გაგზავნით საქმიანი წერილი, რომელიც სერიოზული წინადადებაა, ფოსტით და არა ფაქსით ან ელექტრონული ფოსტით. კურიერი პირადად აწვდის წერილს მენეჯერს ან მდივანს. ასეთი წერილი უნდა ჩაბარდეს მსხვილი კომპანიის კონვერტში, რომელიც იბეჭდება ტიპოგრაფიული მეთოდით. ეს ყველაფერი კომპანიის ხელსაყრელი იმიჯის შესაქმნელად მუშაობს.
