საქმიანი მიმოწერა მოითხოვს დელიკატურობას, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც საქმე ეხება მიმწოდებლის წერილებს, რადგან გასაჩივრების მიზეზი შეიძლება იყოს არა მხოლოდ მისი, არამედ თქვენი ორგანიზაციის მხრიდან ვალდებულებების შეუსრულებლობა.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თუ თქვენ პირველად დაუკავშირდით მომწოდებელს, რათა შეუკვეთოთ მას საქონელი, გამოიყენეთ ორგანიზაციის სტანდარტული გადაზიდვის საჩივრის ფორმა. თუ ეს განცხადება ელექტრონულად არ არის განთავსებული ორგანიზაციის ვებგვერდზე, დაწერეთ წერილი თავისუფალი სტილით.
ნაბიჯი 2
რამდენიმე ტიპის პროდუქტის სხვადასხვა რაოდენობით შეკვეთის შემთხვევაში, შეკვეთის განთავსება ცხრილის სახით, საჭიროების შემთხვევაში, პროდუქტის სახელი, სტატია, ფერი. ჩამოწერეთ შეკვეთილი საქონლის საფასურის გადახდის ვალდებულებები, მიაწოდეთ მიმწოდებელს თქვენი ორგანიზაციის დეტალები, ამ მონაცემების საფუძველზე, მომწოდებელი აფორმებს ხელშეკრულებას. წერილის ბოლოს გამოთქვით თქვენი იმედი შემდგომი ორმხრივი თანამშრომლობის შესახებ.
ნაბიჯი 3
თუ მიმწოდებლისადმი გაგზავნილი წერილი ეხება მის მიერ სახელშეკრულებო ვალდებულებების არასათანადოდ შესრულებას, არასწორი ხარისხის, კლასის ან ტიპის საქონლის ან საქონლის დაგვიანებით მიწოდებას, გამოიყენეთ ფრაზები „ჩვენ ამ წერილით გაცნობებთ …“, „ჩვენ გაცნობებთ… . ნათლად აღნიშნეთ მიზეზი, თუ რატომ ვერ მიიღებთ გაგზავნილ ნივთს. იხილეთ ხელშეკრულება ან ხელშეკრულება-განაცხადი, სადაც მითითებულია რამდენი ერთეული და რა საქონელი უნდა გამოგიგზავნოთ მიმწოდებელმა. ამ შემთხვევაში მომწოდებელს გაუადვილდება შეცდომის გამოსწორება.
ნაბიჯი 4
თუ თქვენი წერილი ეხება საქონლის საფასურის გადახდის შეუძლებლობას ხელშეკრულებით დადგენილ ვადაში, ამის შესახებ აცნობეთ მიმწოდებელს ყველაზე ნაზი, მაგრამ ამავე დროს, ოფიციალური ფორმით. გამოიყენეთ ფრაზები "ბოდიშს გიხდით გადახდის დაგვიანებისთვის …", "არსებული ვითარების გამო, გადასახადების გადახდა ადრე არ შეგვიძლია …".
ნაბიჯი 5
უთხარით კონტრაგენტს ზუსტად როდის აპირებთ მის წინაშე დავალიანების გადახდას და თქვენი ორგანიზაციის მიერ ამ ვალდებულების შესრულება გარანტირებული იქნება. წერილის ბოლოს იმედი გამოთქვით, რომ ეს ეპიზოდი გავლენას არ მოახდენს თქვენს გრძელვადიან პარტნიორობაზე.
